Andrzej Dziejma - Dicoria Group
Wdrożenie projektów
Wdrożenie projektów

Kiedy są kompetencje, wiedza, motywacja i narzędzia do pracy, potrzebne jest jeszcze wsparcie przy pierwszych krokach. Nowe stanowisko, nowe procesy, nowe projekty, nowe wyzwania rynkowe to szereg zmian, wymagających korekty zachowań, postaw, kompetencji. Możemy zrobić to razem. Przygotujemy się do nowego wyzwania, zaangażujemy cały zespół, wyznaczymy cele i co najważniejsze … zrobimy to. Będziemy obserwować efekty, analizować i korygować, aż do osiągnięcia zaplanowanego efektu.

Kiedy są kompetencje, wiedza, motywacja i narzędzia do pracy, potrzebne jest jeszcze wsparcie przy pierwszych krokach. Nowe stanowisko, nowe procesy, nowe projekty, nowe wyzwania rynkowe to szereg zmian, wymagających korekty zachowań, postaw, kompetencji. Możemy zrobić to razem. Przygotujemy się do nowego wyzwania, zaangażujemy cały zespół, wyznaczymy cele i co najważniejsze … zrobimy to. Będziemy obserwować efekty, analizować i korygować, aż do osiągnięcia zaplanowanego efektu.

Przychodzi czas na działanie. Każda, nawet najlepsza koncepcja wymaga przełożenia na działania praktyczne.

Efektywne wdrożenie, bądź podjęcie działań to dodatkowa siła zewnętrzna w postaci specjalisty, który swoim doświadczeniem, zaangażowaniem wspiera przy realizacji. Razem z menedżerem i jego zespołem, wprowadzam w życie, opracowany wcześniej plan działania.

Tu się samo nic nie zrobi, wszystko wymaga zaplanowania i żmudnych przygotowań, ale za to efekt jest wtedy gwarantowany. Jeśli wdrożenie postępować będzie według poniższego modelu, można być pewnym powodzenia.

Określenie celów strategicznych i operacyjnych

To oczywisty punkt wyjścia, który w sposób mierzalny określa oczekiwania zleceniodawcy. Zwykle jest efektem potrzeb firmy, poprzedzony konsultacjami, doradztwem czy business coachingiem. Co ważne - wskazane cele mogą ulec zmianie! Dopiero po diagnozie sytuacji i określeniu potencjałów organizacji można wiążąco podejść do precyzyjnych wyzwań/celów. Nie mniej jednak cele, nawet korygowane w trakcie wdrożenia, muszą towarzyszyć całemu przedsięwzięciu.

Andrzej Dziejma - Dicoria Group

Diagnoza

Zwykle to bezpośrednia wizyta w organizacji i szereg aktywności zmierzających do sparametryzowania stanu obecnego w kluczowych obszarach: struktury, procesy, wskaźniki, zespoły i ich kompetencje, model i styl zarządzania, postawy i zachowania, ekonomika. Poprzez obserwacje, analizę dokumentacji, zestawianie wskaźników, rozmowy indywidualne i zespołowe, wywiady i ankiety, budujemy wspólnie z diagnozowanym zespołem potencjały rozwojowe (mocne strony i szanse). Konieczne jest zaangażowanie ludzi, którzy będą beneficjentami programu wdrożenia, to oni wykonają najważniejszą pracę i to oni będą korzystać z efektów. Jeśli na tym etapie, zespół wykaże opór, bądź brak zrozumienia dla zmian, dalsze postępowanie powinno to uwzględnić. Dopiero po uświadomieniu i zyskaniu zaufania zespołu, można powrócić na tor wdrożenia zmian. Efektem namacalnym diagnozy jest Raport Wskazań Rozwojowych, zawierający wszystkie zebrane materiały i wypracowane wspólnie kierunki działań (może być to pierwsza okazja do korekty celów).

Andrzej Dziejma - Dicoria Group

Przygotowanie

Należy zgromadzić wszelkie niezbędne zasoby: środki finansowe (zapewnienie płynności), niezbędną wiedzę (ekspercka), technologię (wsparcie IT), zaplecze logistyczne (pomieszczenia do pracy, zaplecze do wdrożeń – warsztaty, szkolenia), zasoby ludzkie (rezerwacja czasu na udział w projekcie, pozyskanie nowych osób do zespołu). Tutaj też odbywają się wstępne konsultacje i budowane są scenariusze postępowań z liderami zespołów. Instalujemy i sprawdzamy systemy IT, dokonujemy zmian w aranżacjach obiektu, otoczenia, jeśli są wymagane. Wszystko powinno być gotowe do momentu uruchomienia zasadniczego wdrożenia, zgodnie z zasadą „just in time”.

Wdrożenie projektu

To zasadnicza i bardzo intensywna część całości projektu. Godzina „0”, uruchamia wszystkie zgromadzone zasoby i rusza praca na „żywym organizmie”. Intensywność i metody pracy powinny być dostosowane do realiów codziennej pracy i możliwości absorbcji zespołu. Działania te nie mogą wywoływać efektu destabilizacji organizacji. Z drugiej zaś strony, intensywność jest wskazana. Projekt, który trwa zbyt długo, traci impet i zdolność do wdrażania zmian. Optymalnym okresem wdrożeń w projektach skoncentrowanych na przebudowach struktur i usprawnianiu procesów, to okres od 3 do 12 miesięcy.

Stabilizacja

Jeśli wszystkie zmiany zostały wdrożone i procesy osiągnęły wymaganą efektywność, należy zadbać o trwałość zmian i ich stabilne funkcjonowanie. Ten etap wdrożenia koncentruje się na obserwacjach, pomiarach i asyście. W uzasadnionych przypadkach, korygujemy działania. Efektem finalnym powinna być pełna efektywność wdrożonych procesów i ich powtarzalność/trwałość.

Tak wdrożony projekt to szybkie efekty rynkowe i relatywnie niewielkie „zamieszanie” w firmie. Czas odgrywa zasadniczą rolę. Każda organizacja może we własnym zakresie wprowadzać zmiany, ale jeśli wymagają zbyt wielkich nakładów organizacyjnych i ludzkich, może się to okazać nieskuteczne (projekt upada) lub nadmiernie rozłożone w czasie. Jeśli wprowadzamy nową strukturę sprzedażową, która ma przynieść wymierne efekty w przychodach, to czas uruchomienia może decydować o rentowności całego przedsięwzięcia. Struktura uruchomiona po trzech miesiącach wdrożenia, nabiera doświadczenia, generuje przychody i rozwija rynek. Ten sam proces, zrealizowany po 12 miesiącach, wydłuża okres zwrotu inwestycji i obciąża organizację wydłużonym okresem wzmożonego wysiłku.

Jaką stosuję metodologię wdrożeń?

Podstawą są obserwacje, konsultacje i training on the job (realia pracy). Najważniejszym aspektem jest dla mnie współpraca z uczestnikami procesu. Ich świadomość, zaangażowanie to kluczowe metody pracy. Towarzyszę uczestnikom w ich codziennych obowiązkach, razem pracujemy, odwiedzamy klientów. Informacja zwrotna, przekazana na bieżąco, szybko prowadzi do stosowania nowych metod, umiejętności.

Dla kogo są wdrożenia?

Absolutnie dla wszystkich, dla których rozwój jest ważny. Dotyczy to zarówno działów, gdzie pracuję z menedżerami lub zespołów, czy całych organizacji. Warunkiem nadrzędnym uzasadnienia wdrożenia jest motywacja i świadomość uczestników.